○小松島市電子文書の保存等に関する規程
令和5年3月6日
訓令第1号
(趣旨)
第1条 この訓令は，市が保有する文書(小松島市文書取扱規則(平成12年小松島市規則第39号。以下「規則」という。)第2条に規定する文書をいう。)のうち，電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録(以下「電子文書」という。)の適正な管理を図るため，電子文書の保存等について必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 規則第6条に規定する課をいう。
(2) 課長 規則第6条に規定する課長をいう。
(3) 文書主任 規則第7条第1項に規定する文書主任をいう。
(保存)
第3条 電子文書は，次条の規定により整備された庁内ファイルサーバ上の共有フォルダ(以下「共有フォルダ」という。)に保存し，組織的に用いることができる状態にしなければならない。ただし，文書管理の観点から，その他の記録媒体に保存することが適当と認められる場合は，この限りでない。
(共有フォルダ体系の整備等)
第4条 文書主任は，電子文書管理の適正化を図るため，課の共有フォルダ内に体系的にサブフォルダを作成しなければならない。
2 サブフォルダの体系は，課の所掌事務，各事務のプロセス等を踏まえたものとしなければならない。
3 サブフォルダの名称及び体系は，目的の電子文書が容易に探し出せるものとなるよう配意しなければならない。
4 サブフォルダの体系は，可能な限り，電子文書の年度単位での管理に資するものとするよう努めなければならない。
5 職員は，前条本文の規定により電子文書を保存するときは，文書主任の指導の下，適切なサブフォルダに保存しなければならない。
(ファイル名の付与)
第5条 電子文書のファイル名は，その内容を端的に表す，分かりやすいものとしなければならない。
2 電子文書のファイル名の付与は，統一性及び規則性をもって行うものとし，同様の内容又は性質であるにもかかわらずファイル名が大きく異なるといったことが生じないよう留意しなければならない。
3 電子文書のファイル名は，廃棄の便宜に資するよう，当該電子文書の保存年限又は廃棄年度を示す数字を含むものとするよう努めなければならない。
(ファイル形式)
第6条 電子文書は，普及性及び汎用性のあるファイル形式により保存しなければならない。ただし，特別の事情があると認められる場合は，この限りでない。
(長期保存を要する電子文書)
第7条 長期間の保存を要する電子文書がある場合は，保存の安定性を勘案し，記録媒体，再生機器(ハードウェア及びソフトウェア)及びファイル形式を適切に選択した上で保存しなければならない。
(保存年限)
第8条 電子文書の保存年限は，小松島市文書の編集及び保存規程(平成12年小松島市訓令第19号)第10条に定めるところによる。
(安全管理)
第9条 課長及び文書主任は，個人情報その他の取扱いに注意を要する情報を含む電子文書(共有フォルダに保存されたものに限る。以下この項及び第12条において同じ。)がある場合は，適切なアクセス権限を設定したサブフォルダを作成し，その内部に当該電子文書を保存させなければならない。
2 課長及び文書主任は，個人情報その他の取扱いに注意を要する情報を含む電子文書(記録媒体等に保存されたものに限る。)がある場合は，施錠することのできる保管庫への保管，パスワードの設定その他の当該電子文書の安全管理のために必要措置を講じなければならない。
3 文書主任は，電子文書の重要性等に応じて，錯誤等により当該電子文書を編集し，及び削除することを防止するための措置を講じるものとする。
(複製の制限)
第10条 電子文書は，むやみに複製してはならない。
(個人的文書の取扱い)
第11条 規則第2条に規定する文書に該当しない個人的な記録であって，電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られたものは，共有フォルダに保存しないものとする。
(廃棄)
第12条 職員は，保存年限を経過した電子文書を共有フォルダ内に作成した廃棄用フォルダに移し替えるものとする。ただし，保存期間を延長する必要のある電子文書については，文書主任の指導の下，新たな保存年限を設定するものとする。
2 文書主任は，前項本文の廃棄用フォルダに移し替えられた電子文書を確認し，廃棄することが妥当と認められるときは，課長の承認を受けて，これを廃棄するものとする。
(記録媒体等に保存された電子文書の廃棄)
第13条 職員は，記録媒体等に保存された電子文書の保存年限が経過したときは，当該記録媒体等の内部において，保存年限が経過した電子文書が明らかとなるよう区分した上で，当該記録媒体等を文書主任に提出するものとする。
2 文書主任は，前項の規定による提出があったときは，保存年限が経過した電子文書を確認し，廃棄することが妥当と認められるときは，課長の承認を受けて，これを廃棄するものとする。
3 前項の規定による確認の結果，当該電子文書について保存期間を延長する必要があると認められるときは，文書主任は，新たな保存年限を設定するものとする。
附則
(施行期日)
1 この訓令は，令和5年4月1日から施行する。
(適用区分)
2 この訓令の規定は，この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し，又は取得した電子文書について適用する。
3 前項の規定にかかわらず，施行日前に作成し，又は取得した電子文書についても，電子文書の適正な管理の観点から，できる限りこの訓令の規定に則り管理するよう努めるものとする。
(小松島市文書の編集及び保存規程の一部改正)
4 小松島市文書の編集及び保存規程の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略