○小松島市文書の編集及び保存規程
平成12年12月28日
訓令第19号
小松島市文書の編集及び保存規程(昭和32年訓令第1号)の全部を改正する。
第1条 この規程は，事務処理の完結した文書(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録を除く。以下同じ。)の編集及び保存に関し必要な事項を定めるものとする。
第2条 文書の整理は，市統一のチューブファイルにより行う。ただし，文書の管理上，より効率的な方法があるときは，この限りでない。
2 ファイルには，次に掲げる事項を記入したタイトル(様式第1号)を貼付する。
(1) 作成年度
(2) 保存年限
(3) ファイル名
(4) 文書分類番号
(5) 課名
3 保存年限を明確にするため，所定の箇所に次の色別表示をする。
(1) 永年保存文書 赤色
(2) 10年保存文書 青色
(3) 5年保存文書 黄色
(4) 3年保存文書 緑色
(5) 1年保存文書 白色
第3条 ファイルに綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため，最初の頁に文書目録(様式第2号)を添付しなければならない。
2 文書目録には，ファイルに新しい文書が綴られるごとに文書名を追加記入する。
3 1年保存文書は，その他の文書と分別し，単独のファイルに綴じるものとする。この場合において，前2項の規定は，当該ファイルについては，適用しない。
第4条 文書は，系統的に秩序立てて管理するため，別に定める文書分類表にしたがって分類しなければならない。
2 文書分類の追加及び変更は，次の手順により行う。
(1) 各担当者は，文書分類登録・変更表(様式第3号)に所要事項を記入の上，文書分類の追加及び変更を提案する。
(2) 前号の提案について，総務課長は，関係課長等の意見を聴いた上で，文書分類の追加及び変更について決定する。
(3) 追加及び変更の決定がされた文書分類は，総務課により文書分類表に書き込みを行い，文書整理時期に総務課長が提示する。
(4) 各課においては，追加及び変更がされた文書分類表に基づき文書目録を作成し，文書の整理を行う。
第5条 文書の保存年限は，特に定めのあるものを除き，次の5種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 文書の保存年限は，会計年度によるものは当該文書が完結した翌年度の4月1日から，暦年によるものは翌年1月1日から起算する。なお，半期単位で起算することもできる。
第6条 文書の保管は，文書主任のもと，各課において行う。
2 保管の対象となる文書は，完結文書とする。
3 保管期間は，原則として3年間とし，各課において決められた定めに基づき，保管及び閲覧の管理を行うものとする。
第7条 文書の移し替えは，保管期間の終了した文書のうち，5年，10年及び永年保存の文書を対象に，保存書庫に収納することにより行う。
2 文書の移し替えは，次に掲げる方法により行う。
(1) 担当職員は，保存対象ファイルを洗い出し，当該ファイルの文書目録を2部複写し，文書主任に提出する。
(2) 文書主任は，文書目録と保存対象ファイルの内容の確認を行い，確認印を押すとともに主管課長の確認を受け，文書目録の1部を総務課に提出し，1部を各課の原本として保管する。
(3) 文書主任は，移し替え日を各課の文書主任と協議し決定する。
(4) 各主管課は，保存書庫の指定場所に保存対象ファイルを移し替える。
(5) 総務課は，保存対象ファイルの文書目録と移し替えを確認し，当該ファイルの文書目録に移し替え確認年月日を記入する。
第8条 文書の保存は，移し替えられた文書を対象に，それぞれの文書の保存年限にしたがって，保存期間が満了するまで保存することにより行う。
2 永年保存文書を庁外に持ち出す場合は，別に総務課長の承認を受けなければならない。
第9条 文書の廃棄は，毎年6月末日までに，次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当職員は，廃棄対象ファイルを洗い出し，当該文書目録を複写し，文書主任に提出する。
(2) 文書主任は，文書目録と廃棄対象ファイルの内容の確認を行い，確認印を押すとともに，主管課長の確認を受け，保管する。
(3) 文書主任は，廃棄実施日を各課の文書主任と協議し決定する。
(4) 各主管課は，廃棄作業を実施し，主管課長は廃棄文書を確認し，廃棄対象ファイルの文書目録に廃棄年月日を記入する。
(5) 主管課長は，廃棄ファイル目録を作成し，その写しを総務課に提出する。
(6) 総務課は，廃棄ファイル等を確認し，廃棄ファイル目録に廃棄年月日を記入する。
2 前項第2号において，保存期間の延長が必要なファイルが生じた場合は，再度保存時の手続を行う。
第10条 文書の保存区分は別に定めがあるものを除くほか次のとおりとする。
第1種
(1) 小松島市議会の議決書及び会議録
(2) 条例，規則その他の重要な規程の制定，改廃に関するもの
(3) 訓令，通達，告示，内規，例規等に関するもので特に重要なもの
(4) 許可，認可，特許，登録，指令又は契約等に関するもので特に重要なもの
(5) 不服申立に対する決定，若しくは裁決又は訴訟に関するもので特に重要なもの
(6) 行政上の指導，勧告，監督に関するもので特に重要なもの
(7) 各種統計，調査研究等に関するもので特に重要なもの
(8) 職員の任免に関するもの
(9) 歳入歳出決算書
(10) 市有財産の取得に関するもの
(11) 市有財産の管理，処分に関するもので特に重要なもの
(12) 原簿，台帳，カード等の帳票で特に重要なもの
(13) 議会に関するもので特に重要なもの
(14) 表彰に関するもので特に重要なもの
(15) 各種委員会，審議会に関するもので特に重要なもの
(16) 特に重要な事業の計画，実施に関するもの
(17) 歴史上の参考となるべきもの
(18) 市広報(広報担当課保有のもの)
(19) 前各号の掲げる文書に類するもの
(20) その他永年保存を必要と認める文書
第2種
(1) 訓令，通達，告示，内規等に関するもので重要なもの
(2) 許可，認可，特許，登録，指令又は契約等に関するもので重要なもの
(3) 不服申立に対する決定，若しくは裁決又は訴訟に関するもので重要なもの
(4) 行政上の指導，勧告，監督に関するもので重要なもの
(5) 各種統計，調査研究等に関するもので重要なもの
(6) 職員の服務，給与に関するもので重要なもの
(7) 予算，決算又は出納に関するもので重要なもの
(8) 市有財産の管理，処分に関するもので重要なもの
(9) 原簿，台帳，カード等の帳票で重要なもの
(10) 表彰に関するもので重要なもの
(11) 重要な事業の計画，実施に関するもの
(12) 事務引継書
(13) 業務委託に関するもの
(14) 前各号の掲げる文書に類するもの
(15) その他10年保存を必要と認める文書
第3種
(1) 訓令，通達，告示，内規等に関するもの
(2) 許可，認可，特許，登録，指令又は契約等に関するもの
(3) 不服申立に対する決定，若しくは裁決又は訴訟に関するもの
(4) 行政上の指導，勧告，監督に関するもの
(5) 各種統計，調査研究等に関するもの
(6) 職員の服務，給与に関するもの
(7) 予算，決算又は出納に関するもの
(8) 市有財産の管理，処分に関するもので軽易なもの
(9) 議会に関するもので重要なもの
(10) 原簿，台帳，カード等の帳票
(11) 表彰に関するもの
(12) 事業の計画，実施に関するもの
(13) 前各号の掲げる文書に類するもの
(14) その他5年保存を必要と認める文書
第4種
(1) 議会に関するもの
(2) 事業の計画，実施に関するもので軽易なもの
(3) 報告，届出，復命に関するもの
(4) 照会，回答，通知，その他往復文書に関するもの
(5) 前各号の掲げる文書に類するもの
(6) その他3年保存を必要と認める文書
第5種
(1) 照会，回答，通知等で軽易なもの
(2) 前各号の掲げる文書に類するもの
(3) 主管課以外の課等における共通文書
(4) その他1年を超えて保存する必要がないと認める文書
附則
この訓令は，平成13年1月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第3号)
この訓令は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第12号)
この訓令は，平成20年10月3日から施行する。
附則(平成21年訓令第3号)
この訓令は，平成21年5月15日から施行する。
附則(平成24年訓令第11号)
この訓令は，平成24年9月13日から施行する。
附則(平成27年訓令第2号)
この訓令は，平成27年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第17号)
この訓令は，令和4年9月30日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)抄
(施行期日)
1 この訓令は，令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第5号)
1 この訓令は，令和5年3月31日から施行する。
2 改正後の第3条第3項の規定は，令和4年4月1日以後に作成し，又は取得した文書から適用し，同日前に作成し，又は取得した文書については，なお従前の例による。
