○小松島市文書取扱規則
平成12年12月28日
規則第39号
小松島市文書取扱規則(昭和46年小松島市規則第26号)の全部を改正する。
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は，文書の取扱基準を定めることにより，事務の迅速かつ確実な処理を図ることを目的とする。
(文書の定義)
第2条 この規則において用いる文書とは，職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画，及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって，職員が組織的に用いるものとして，市が保有しているものをいう。ただし，官報，県報，白書，新聞，雑誌，書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。
(文書取扱上の原則)
第3条 職員は，文書の取扱いに関しては，次の各号に注意し，迅速かつ的確に業務の処理をしなければならない。
(1) 文書は，丁寧に取り扱うこと。
(2) 文書の取扱いに当たっては，確実迅速を旨とすること。
(3) 文書業務は，それぞれの分野で責任をもって処理すること。
(4) 文書の処理状況は，常に明らかにしておくこと。
(5) 文書は，平易簡明を旨とすること。
(6) 電磁的記録中，コンピューターの記憶媒体については定期的にバックアップを行うこと。
(7) 情報公開及び個人情報保護の観点から，適切な管理及び保護の措置を講ずること。
(文書主義)
第4条 事務の処理は，すべて文書によって行わなければならない。ただし，次の各号のいずれかに該当するときは，この限りではない。
(1) 緊急の場合で，重要又は複雑な事案について，やむを得ず口頭，電話その他文書以外の方法で処理したとき。
(2) 会議，会合等で重要な事案について打ち合わせ，又は定めたとき。
(3) 処理に係る事案が軽微なものであるとき。
3 第1項第3号の規定により文書によらず事案の処理をしたときでも，当該事案が後日の処理に関係がある，又は参考となると思料されるときは，事後において文書により処理するものとする。
第2章 文書事務の管理
(総務課長の任務)
第5条 総務課長は，文書統括責任者として，文書事務の指導及び改善，完結文書の保存並びに廃棄の事務の指導及び調整に努めなければならない。
(課長の任務)
第6条 課(市長部局にあっては課，環境衛生センター，保健センター及び競輪局を，会計課，水道部及び教育委員会にあっては課を，選挙管理委員会，監査委員及び農業委員会にあっては事務局を，消防本部にあっては課及び消防署をいう。以下同じ。)の長(以下「課長」という。)は，文書管理責任者として，課内の文書事務に関する一切の責任を負う。
(文書主任の設置)
第7条 文書事務を適正かつ円滑に行うため，各課に文書主任を置く。
2 文書主任は，各課の文書管理責任者が指定した者をもって充てる。
(文書主任の届出)
第8条 課長は，前条第2項の規定により文書主任を指定したときは，遅滞なくその旨を総務課長に届け出なければならない。これを変更したときも，また同様とする。
(文書主任の任務)
第9条 文書主任は，課長の命を受け，所属する課における次の各号に掲げる事務を監理しなければならない。
(1) 文書の収受，配布及び発送に関すること。
(2) 文書処理の促進に関すること。
(3) 文書事務の審査及び指導に関すること。
(4) 文書の整理，保管及び保存に関すること。
(5) 文書の廃棄に関すること。
(6) 文書の開示，部分開示，不開示等に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要なこと。
第3章 文書等の収受及び配布
(文書等の受領及び配布)
第10条 市役所に到達した文書(電磁的記録を除く。)及び物件(以下この条及び第30条において「書面文書等」という。)は，総務課において受領し，次に定めるところにより処理する。ただし，直接主務課に到達した書面文書等は，当該主務課において受領し，収受することができる。
(1) 受領した書面文書等のうち配布先が明らかなものについては開封せずに主務課に配布する。ただし，市長，副市長及び市あて書面文書等で，その配布先が明らかでない場合は，総務課において開封し配布先を確認する。
(2) 書留郵便物等特殊な取扱いによる書面文書等は，特殊文書交付簿(様式第1号)に記載した後主務課に配布し，受領者の署名を徴する。
(3) 郵便料金の未納又は不足の書面文書等については，官公署の発信であるものその他主務課長が必要と認めるものに限り，その料金を支払い，受け取ることができる。
(4) 2以上の課に関連する書面文書等は，総務課長が最も関連が深いと認める課に配布する。
2 文書主任は，配布を受けた書面文書等のうち，その所掌に属さないものがある場合は，速やかに総務課に返却しなければならない。
3 当直員が受領した書面文書等は，日直又は宿直の任務が終了したときに，総務課長に引き継ぐ。
(電子メール及びファクシミリによる電磁的記録の受信等)
第11条 電子メール又はファクシミリにより送信された電磁的記録については，直接各課において受信することができる。
2 電子メールにより受信した電磁的記録は，速やかにその内容を紙に出力して記録するものとする。ただし，文書として収受する必要がないと認められる場合は，この限りでない。
3 ファクシミリにより受信した電磁的記録の内容は，速やかに紙に出力して記録するものとする。
5 電子メール及びファクシミリの受信の確認は，事務が迅速確実に処理されるよう，文書主任の管理のもと定期的に行わなければならない。
(配布文書等の収受)
第12条 総務課から主務課に配布され，又は直接各課に到達した文書及び物件(以下「文書等」という。)の収受は，文書主任のもと，次に定めるところにより行う。
(1) 文書のうち，収受の記録が必要と認められるものは，当該文書に収受印(別図第1号)又は収受日付印(別図第2号)を押印し，文書発収簿(様式第2号)に所要事項を記入する。
(2) 収受の日時が権利の得喪等に関係があると認められる文書は到達時刻を，金券，現金，有価証券，収入印紙又は郵便切手等が添付されている文書は金額を，これらを添付する旨の記載があって添付されていない文書はその旨を，当該文書に記載するものとする。
第4章 文書の立案及び回議
(処理方針等)
第13条 文書主任は，前条の規定により文書を収受したときは，所定の回議印を押印し，課長の閲覧に供しなければならない。ただし，窓口限りで処理できる文書及び成規定例の文書その他の簡易な文書については，この限りでない。
2 課長は，前項の規定により文書を閲覧したときは，速やかに処理方針及び処理期限等を指示した上で，主務係長に回付し，処理させなければならない。
3 前項の規定により文書を受理した主務係長は，自ら処理するものを除き，直ちに主務者に回付し，処理させなければならない。
4 主務者は，回付を受けた文書を確認し，遅滞なく処理しなければならない。
5 文書主任は，常に文書の処理状況を把握し，未処理文書があるときは，その処理の促進に努めなければならない。
6 受理した文書のうちで重要又は異例と認められるものについては，その内容に応じて市長，副市長(教育委員会にあっては，教育長)又は部長若しくは統括監(教育委員会にあっては副教育長，消防本部にあっては消防長)の指揮を受けてこれを処理しなければならない。
7 受理した文書のうちで，他の部又は課との総合処理又は調査研究を必要とするものについては，処理の前に関係課に回覧しなければならない。
8 受理した文書のうちで上司の閲覧に供する必要のあるものについては，供覧するものとする。
(起案)
第14条 課長は，その業務について必要と認めるものは，あらかじめ主務者に処理方針を指示して，起案させなければならない。
2 起案者は，起案に当たっては所定の起案用紙(様式第3号)によって行わなければならない。ただし，定例により取り扱う文書は，一定の帳票等で処理し，軽易な文書は，処理案を当該文書の余白に記載し，又は付せんを用いて処理することができる。
3 課長は，事務の処理について，当該事務が他の課と共同の処理若しくは調査研究の必要があると認めるときは，起案の前に関係課長に協議するものとし，協議の結果，意見が整わないときは，副市長(一の部内であるときは部長，教育委員会内であるときは副教育長，消防本部内であるときは消防長。第21条において同じ。)が処理方針を決定するものとする。
(法規文書の起案)
第15条 課長は，その事務について，条例案を起案しようとするとき又は規則及び規程を制定し，若しくは改廃しようとするときは，あらかじめ副市長の指示を受けて，自ら起案し，又はその属する職員に起案させなければならない。
(根拠法規等の添付)
第16条 文書の起案に当たっては，その文書の起案の根拠となる法令，条例及び規則等の関係部分を抜すいしてこれを記載又は添付しなければならない。交付を受けた文書によって処理する場合の起案については，その交付を受けた文書を添付しなければならない。
2 同一又は関連する事案について，重ねて決裁又は専決(以下「決裁」という。)を必要とする事案の起案に当たっては，その事案に係る処理の経緯を明らかにするに足る関係決裁済文書等を添付しなければならない。ただし，その概要を記載して上司がその経緯を判断できるものについては，この限りでない。
(決裁)
第17条 起案書は，別に定めがあるものを除くほか，小松島市事務決裁規程(昭和48年小松島市訓令第2号)の定めるところにより，決裁を受けなければならない。
(決裁区分の表示)
第18条 起案者は，条例案の起案並びに規則及び規程の制定改廃に係る起案を除き，起案用紙の所定の欄に，当該事務の内容に応じて決裁権者(専決権者を含む。以下同じ。)又は最終閲覧者を表示しておかなければならない。
2 前項の表示は，起案用紙の決裁区分欄のうち，閲覧を要しない職の欄に斜線を引いて行うものとする。
(情報公開条例の開示，不開示区分等の記載)
第19条 起案書については，情報公開条例による開示の可否について「開示」「部分開示」「不開示」区分，不開示理由も併せて記載しなければならない。
2 不開示情報等の保護を要する文書には，別に上被をして，責任者相互間の授受を確実にしなければならない。
(合議を受けた文書の処理)
第20条 合議を受けた回議文書は，速やかに調査閲了し，適当と認めるときは認承印を押印し，順次回送しなければならない。調査について時日を要するときは，主務の係長又は起案者にその旨を通知しておかなければならない。
(異議ある回議文書の処理)
第21条 合議を受けた回議文書に異議があるときは，主務の係長又は起案者若しくは課長と直接協議し，なお意見が一致しないときは，副市長がこれを決するものとする。
(合議後の変更手続等)
第22条 合議を経た案を改めようとするとき又は決裁の趣旨が当初の起案書の趣旨と異なるときは，起案者は合議をした部課に回示し，廃案するときは，合議者の認承印の削除を求めなければならない。
(要再回の措置及び写しの請求)
第23条 合議を受けた課で，その案件の結果を知る必要があるときは，起案書の欄外に「要再回何課」と朱書しておかなければならない。
2 他の課から受けた回議文書について，その浄書の写しを必要とする場合は，起案書の欄外に「要写し何通何課」と朱書し，これを請求することができる。
3 立案者は，前項の規定により写しの請求があった場合は，処理後速やかに写しを作成し，送付しなければならない。
第24条 削除
(市長及び副市長への起案書等の提出)
第25条 起案書及び回議書で，市長又は副市長の決裁又は閲覧を受けるものは，部長又は統括監(教育委員会にあっては教育長，消防本部にあっては消防長)の認承又は回覧の後，秘書担当課に提出しなければならない。ただし，主務課長その他の者が自ら決裁又は閲覧を請い説明を要するものについては，この限りでない。
(決裁年月日の記入)
第26条 小松島市事務決裁規程第2条第1号に規定する決裁を受けた文書(以下「決裁文書」という。)については，決裁後立案者において，決裁年月日を記入しなければならない。
第5章 文書の施行
(文書の浄書及び照合)
第27条 決裁を受けた文書のうち施行を要するものについては，主務課において浄書する。
2 浄書した文書は，必ず原議と照合し，当該文書と相違ないことを確認しなければならない。
(文書記号等の記入)
第28条 発送する文書は，文書発収簿に登録した上で，文書記号，文書番号及び発送日付を記入しなければならない。ただし，次に掲げる文書については，文書記号及び文書番号の記入を省略することができる。
(1) 市の機関内で処理する文書
(2) 電子メール又はファクシミリを利用して送信する文書のうち軽易なもの
(3) 儀礼文書，契約書その他文書記号及び文書番号を付けることが適当でないと認められる文書
(公印及び契印の押印)
第29条 発送する文書(電磁的記録を除く。)には，小松島市公印規則(昭和36年小松島市規則第5号)の定めるところにより，公印を押印しなければならない。ただし，次に掲げるものについては，公印の押印を省略することができる。
(1) 権利，義務の発生しない文書で次に掲げるもの
ア 市の機関に対して発する文書(特に重要なものを除く。)
イ 書簡，祝辞，弔辞その他公印を押印しないことを通例とする文書
ウ その他市長名で発する文書を除き，主務課長が当該文書の内容等により公印の押印を要しないと認めたもの
(2) 国又は他の地方公共団体にあてて発する文書で，当該国又は他の地方公共団体が公印を押印しないで発することを認めたもの
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略したときは，必要に応じて，発信者名の下に「(公印省略)」と記載するものとする。
3 公印を押印しようとするときは，前条に規定する登録及び記入を完了した後，公印の保管責任者に原議を添えて提出し，公印使用検印を受けた後，公印を押印しなければならない。
4 施行文書には，施行の確認をするため，決裁文書の上に施行文書の上部を重ね，契印を押印しなければならない。ただし，第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書その他主務課長が当該文書の内容等により契印の押印を要しないと認めた文書については，契印の押印を省略することができる。
(書面文書等の発送)
第30条 書面文書等の発送は，急施を要するものその他主務課で発送することが適当と認められるものを除き，総務課において行う。
2 書面文書等を発送しようとする者は，その重要性，秘密性及び緊急性，発送に要する経費，事務上の効率，発送先の要望等を勘案し，最も適切な発送方法を選択しなければならない。
3 総務課において発送する書面文書等については，主務課において封入，梱包等を行い，宛先及び発送者名を明記するとともに，必要に応じて郵便物の種別等を明示し，郵便差出簿に必要事項を記入の上，午後4時までに総務課に回付しなければならない。
4 前項の規定にかかわらず，徳島県庁あての書面文書は，職務上秘密を要するもの及び個人のプライバシーにかかわるものについては封入し，その他のものについては封入せずに総務課に回付するものとし，総務課において合封して発送するものとする。
(電子メールによる送信)
第31条 電磁的記録で第29条第1項ただし書に規定する公印の押印を省略できる文書のうち，次の各号のいずれにも該当するものについては，各課において電子メールにより送信することができる。
(1) 秘密の取扱いを要しない文書
(2) 個人情報が含まれていない文書
2 前項の規定により電子メールにより文書を送信したときは，その旨を起案書に記載しなければならない。
(決裁文書の整理)
第32条 施行済の決裁文書には，主務課において発送年月日及び完結年月日を記入しなければならない。
第6章 文書の編てつ及び保存
(文書の編てつ及び保存)
第33条 完結した文書は，別に定めるところにより，編てつし，これを保存しなければならない。
附則
この規則は，平成13年1月1日から施行する。
附則(平成14年規則第29号)
この規則は，公布の日から施行し，平成14年4月1日から適用する。
附則(平成18年規則第16号)
この規則は，公布の日から施行し，平成18年4月1日から適用する。
附則(平成19年規則第12号)
この規則は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年規則第33号)
この規則は，平成21年1月1日から施行する。
附則(平成22年規則第11号)
この規則は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成25年規則第17号)
この規則は，平成25年4月1日から施行する。
附則(平成27年規則第24号)
この規則は，平成27年4月1日から施行する。
附則(令和3年規則第20号)
この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附則(令和3年規則第71号)
この規則は，令和3年11月1日から施行する。
附則(令和4年規則第74号)
この規則は，公布の日から施行する。
附則(令和4年規則第84号)
この規則は，令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年規則第4号)
この規則は，公布の日から施行する。
別図第1号(第12条関係)収受印
別図第2号(第12条関係)収受日付印
